Hóa đơn đỏ là loại hóa đơn được nhắc đến và sử dụng nhiều trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hiện nay. Thể nhưng không phải kế toán nào cũng nằm lòng bản chất và sử dụng hóa đơn đỏ đúng cách. Ngoài việc quan tâm đến cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vào kỳ báo cáo, kế toán cần hiểu rõ về điều kiện để xuất hóa đơn đỏ theo đúng quy định của pháp luật.
1. Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
a. Doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
– Đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
b. Doanh nghiệp thành lập sau ngày 1/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
– Đã được cấp mã số thuế;
– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
– Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo các điều kiện theo quy định
– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng.
– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trường hợp sau 5 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in.
2. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in
a. Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
b. Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in.
3. Điều kiện để xuất hóa đơn đỏ
a. Nguyên tắc tạo hóa đơn tự in
Tổ chức được tạo hóa đơn tự in sử dụng chương trình tự in hóa đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác đảm bảo nguyên tắc:
– Việc đánh số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hóa đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
– Phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Doanh nghiệp ồ ạt đăng ký hóa đơn điện tử trong quý I/2020
Vì sao phải lập báo cáo tài chính?
b. Các quy định khác về điều kiện xuất hóa đơn
– Các chứng từ đi kèm hóa đơn: Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa; Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho; Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng; Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
– Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật.
– Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định.